Dzielenie się feedbackiem jest nieodzownym elementem każdej relacji – nie tylko szef-pracownik, ale także pracownik-pracownik, rodzic-dziecko, przyjaciel-przyjaciel czy wreszcie partner-partner i tak dalej. Wielu ludziom sprawia to jednak duży kłopot. Jeśli i dla Ciebie stanowi to problem, prawdopodobnie często zdarza się, że unikasz dzielenia się z innymi swoimi obserwacjami. Dawanie feedbacku nie musi jednak Cię przerastać. Wystarczy, że zapoznasz się z najbardziej skutecznymi metodami dawania konstruktywnego feedbacku i wprowadzisz je w życie, a komunikowanie Twoich obserwacji przestanie sprawiać Ci jakąkolwiek trudność.
Na początek należy zdać sobie sprawę z tego, czym feedback jest, a czym nie jest. Aby w pełni zrozumieć istotę feedbacku, najlepiej wyjść od tego, co nim nie jest – a więc nie jest nim ocena i rada. Dając feedback drugiej osobie zwróć uwagę na to, aby nie była to informacja podszyta Twoimi emocjami, a więc nie dziel swoich opinii na temat, który jest przedmiotem Twojego feedbacku. Również nie udzielaj rad osobie, której dajesz feedback, gdyż ma być on dla tej osoby swoistym wyzwalaczem analizy własnego postępowania, narzędziem do pracy nad sobą. Czym więc feedback jest? Jest to konkretna informacja, która ma na celu pomoc w zrozumieniu swojego działania oraz jego konsekwencji – tak, aby osoba otrzymująca feedback mogła podjąć decyzję na temat swojego postępowania w przyszłości. Przekazywanie tej informacji musi odbyć się w warunkach wzajemnego zaufania. Te zasady tyczą się nie tylko negatywnego, ale również pozytywnego feedbacku, bowiem celem feedbacku jest wspieranie osobistego rozwoju, nie zaś nagroda lub kara.
Na czym należy się skupić dając feedback i jakie są zasady udzielania feedbacku konstruktywnego?
1. Skup się na tym, w jaki sposób działa dana osoba, a nie na tym, jaka ta osoba jest; powstrzymaj się od dzielenia swoich opinii. Swój feedback oprzyj na Twoich własnych obserwacjach, nie natomiast na tym, w jaki sposób je interpretujesz. Pamiętaj o tym, aby operować konkretami, np.: „W ciągu ostatniego tygodnia przychodziłeś na czas na wszystkie spotkania/spóźniłeś się 5 razy.”, „Wczoraj pięknie posprzątałaś swój pokój/nie posprzątałaś swojego pokoju, mimo, że mi to obiecałaś.” Swoje obserwacje komunikuj w sposób bezpośredni.
2. Daj feedback w jak najkrótszym czasie, jaki upłynął od działania, które chcesz omówić. Dbaj o to, by dawać feedback regularnie.
3. Dając pozytywny feedback, postaraj się robić to w obecności innych osób. Jeśli chodzi o feedback negatywny – zawsze dziel się nim na osobności!
4. Ponoś odpowiedzialność za swoje słowa. Zamiast powiedzieć „Słyszałam, że...”, mów: „Zauważyłam, że”.
5. Zachęć do przeanalizowania przytoczonej sytuacji, np. „jak myślisz, jaki wpływ na naszą relację z klientem ma fakt, że powiedziałeś mu, że twoim zdaniem, procedura składania reklamacji w naszej firmie jest pozbawiona sensu?”
6. Unikaj mieszanych komuniakatów typu „bardzo dobrze poradziłaś sobie z tym zadaniem, ale zajęło ci to sporo czasu”. To samo dotyczy ekstremalnych słów, jak: „nigdy” i „zawsze”. Wystrzegaj się ich, aby Twoja wiadomość nie wykraczała poza konkretny, omawiany przypadek.
7. Unikaj porównań, np. „Na ciebie zawsze mogę liczyć, w przeciwieństwie do twojego brata”. Zamiast tego możesz odnieść się do przyjętych norm, np. „Zachowałeś się przyzwoicie i ustąpiłeś miejsca starszemu”.
8. Staraj się zrozumieć drugą osobę, słuchaj, co ma Ci do przekazania. Pomogą ci w tym pytania „dlaczego?”, „co się stało?”.
9. W przypadku negatywnego feedbacku, stymuluj drugą osobę do znalezienia powodu, a zarazem rozwiązania omawianej sytuacji , np. „jak myślisz, co powoduje, że nie docierasz na czas na umówione spotkania?”
10. Podsumuj rozmowę, podając co zostało ustalone „ustaliłyśmy, że będziesz odrabiać zadania domowe w tym samym dniu, kiedy były zadane, tak abyś miała odrobione lekcje na czas”.
Dzielenie się osobistymi spostrzeżeniami może być dla Twojego odbiorcy inspirującym narzędziem do pracy nad sobą, zmianą przyzwyczajeń lub utwierdzeniem się w przekonaniu, że postępuje właściwie. Dbaj o to, by wydobywać z feedbacku siłę, jaka w nim drzemie, a tym samym stymulować innych do ulepszania samych siebie.
Czy dzielisz się feedbackiem z innymi? Jakie są Twoje najlepsze sposoby? Podziel się nimi w komentarzu!
Szkoda, że w wielu firmach nie ma warsztatów z tego, jak udzielać feedbacku swoim pracownikom. W mojej dotychczasowej karierze zawodowej trafiło mi się może ze dwóch, góra trzech takich, którzy umieli to robić. Reszta robi to w bardzo nieprofesjonaly sposób i często ma się wrażenie, że jest to dla nich okazja do pokazania pracownikowi jego miejsca w szeregu. Nie dość, że zamiast skupić się na konkretach, to mówią o swoich "odczuciach". Nie potrafią odnieść się do konkretnych sytuacji, a co jest chyba najgorsze ze wszystkich możliwych opcji - porównują ze sobą konkretne osoby oraz zamiast zachować ten feedback dla siebie, to dzielą się nim z innymi pracownikami, co prowadzi do podziału w zespole na równych i równiejszych. Porażka.
OdpowiedzUsuńFaktycznie w wielu firmach nie przywiązuje się wagi do tego typu spraw. A szkoda, bo pracownicy na tym bardzo cierpią. Z takimi sytuacjami można sobie jednak radzić, bo gdy znamy zasady udzielania profesjonalnego feedbacku, możemy odpowiednio naszą rozmową z szefem pokierować, np. pytać o konkrety, gdy ten ich nie podaje. Często może się okazać, że informacja, jaką dzieli się z nami przełożony, wbrew jego mnienaniu feedbackiem nie jest - w takiej sytuacji nie musimy go przyjmować i w ogóle nie należy przejmować się opinią innych, jeśli wiemy, że nie mają oni racji. Więcej na ten temat napiszę niebawem - tym razem zajmiemy się feedbackiem od drugiej strony - a więc jego przyjmowaniem. Zapraszam do lektury już wkrótce! Pozdrawiam serdecznie :)
Usuń